Vous allez accueillir votre premier·e salarié·e ? Félicitations, vous entrez donc dans la grande famille des employeurs ! À la clé : l’augmentation de vos capacités productives, l’intégration de nouvelles compétences… mais aussi l’obligation de satisfaire certaines obligations. Parmi elles, tenir à jour un registre unique du personnel. Pour vous simplifier la vie, voici justement un modèle gratuit à télécharger, ainsi que ses principales modalités d’utilisation.
Quand doit-on avoir un registre du personnel ?
Vous avez l’obligation d’ouvrir et d’actualiser régulièrement un registre unique du personnel dès lors que vous :
- embauchez un·e salarié·e, quel que soit son statut de travail : CDI, CDD, alternance, etc. ;
- avez recours à des travailleurs ou travailleuses intérimaires ;
- accueillez des stagiaires (ou des volontaires en service civique).
Tous vos collaborateurs et collaboratrices relevant de ces catégories doivent impérativement figurer dans votre registre unique du personnel, dès le 1er jour de leur prise de poste, de leur mission d’intérim, ou de leur stage.
Leur inscription doit obligatoirement être chronologique, dans l’ordre d’arrivée de chacun·e : attention donc à créer votre registre à temps, et à le remplir très régulièrement. Les données consignées doivent être conservées pendant les 5 années suivant la date de sortie de chaque membre du personnel.
En cas de contrôle de l’inspection du travail, si vous n’avez pas de registre du personnel ou que celui-ci n’est pas à jour, vous êtes passible d’une amende de 750 € par salarié·e concerné·e par vos manquements.
Pour éviter tout risque de sanction et vous mettre rapidement en conformité avec le droit du travail, voici justement un modèle de registre unique du personnel à télécharger :
Quelles informations doivent figurer dans le registre unique du personnel ?
La loi n’impose pas de forme particulière en matière de registre unique du personnel : en revanche, certaines informations doivent obligatoirement y figurer en vertu des articles D1221-23 à D1221-27 du Code du travail, pour chaque personne y étant inscrite :
- État civil : nom et prénom, nationalité, date de naissance, sexe
- Emploi occupé et qualification
- Dates d'entrée et de sortie de l’entreprise
- Événements postérieurs à l’entrée (par exemple changement d’état civil, modification du poste occupé, évolution du temps de travail, etc.)
Des mentions complémentaires doivent aussi être apportées dans certains cas particuliers, notamment pour :
- les salarié·es en alternance : mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »
- les salarié·es en CDD : mention « contrat à durée déterminée »
- les intérimaires : mention « salarié temporaire » suivie du nom et de l’adresse de l’entreprise de travail temporaire
- les stagiaires : leur lieu de présence dans l’entreprise, ainsi que les noms et prénoms de leur tuteur ou tutrice
- les étranger·es qui doivent disposer d’un titre les autorisant à travailler : type d’autorisation, référence, et copie du titre annexé au registre
- les salarié·es dont l’embauche ou le licenciement suppose une autorisation (par exemple en cas de procédure collective) : date de l’obtention ou de la demande d’autorisation
Bon à savoir : les stagiaires (période de formation en milieu professionnel, ou période de mise en situation en milieu professionnel) doivent être répertorié·es dans une partie spécifique du registre.
Vous avez donc compris, rédiger une offre d’emploi efficace suppose méthode et investissement, avec ou sans IA ! Une étape primordiale de tout projet de recrutement, qu’on vous propose justement d’optimiser sur la base de nos outils et de notre expertise ! Tout comme celles de la réception de vos candidatures, de leur tri et de leur pré-sélection. Et si on en parlait ?