Artisanat, commerce ou profession libérale : la création d’un poste dédié au secrétariat ou à l’assistance administrative est une étape importante dans la croissance d’une TPE, quelle que soit son activité. Il s’agit donc d’un recrutement décisif, qui doit permettre aux chef·fes d’entreprise de se décharger en toute confiance de certaines tâches administratives ou de gestion, pour se consacrer à leur coeur de métier. Comment faire de ce projet un vrai succès et garantir son retour sur investissement ? On fait le point sur la question.
Recruter un·e premièr·e secrétaire ou assistant·e
administratif·ve : à quel moment ?
Nombreux sont les dirigeant·es de TPE à jouer les hommes ou femmes
orchestre en assumant plusieurs, voire toutes les fonctions
indispensables à l’exercice de leur activité principale. Parmi elles,
bien souvent les tâches administratives telles que :
-
La prise en charge des appels téléphoniques, emails et courriers ;
-
Le classement et l’organisation des documents ;
-
La gestion des agendas et plannings ;
-
Etc.
Autant de missions capitales pour le bon fonctionnement et la
productivité de l’entreprise, mais qui ont vite tendance à devenir chronophages
pour son ou sa dirigeant·e.
Prendre conscience de la
nécessité de déléguer ces fonctions supports, avant d’en perdre le contrôle, constitue dès lors un cap à bien négocier
dans la dynamique de changement d’échelle d’une entreprise. Pour y
arriver, plusieurs questions sont à se poser avant de concrétiser la
création d’un poste de secrétaire ou d’assistant·e :
-
Êtes-vous actuellement submergé·e par vos différentes
responsabilités ?
-
Quelles sont précisément les tâches que vous pourriez déléguer ?
-
A quoi souhaitez-vous consacrer le temps libéré par l’embauche
d’un·e salarié·e ?
-
Avez-vous suffisamment de visibilité financière pour supporter cette
charge salariale sur le moyen-long terme ?
-
Quel niveau de rémunération pouvez-vous proposer ?
-
Quel retour sur investissement attendez-vous de ce recrutement ?
Actualités du droit du travail, conseils pratiques, décryptages sur
l’innovation RH… Abonnez-vous à
la newsletter le RV des RH
pour ne rater aucune tendance du marché de l’emploi !
Secrétariat et assistance administrative : comment lancer
un recrutement qui conjugue efficacité et sécurité ?
Embaucher, afin de pourvoir pour la 1ère fois un poste tout juste créé,
n’est évidemment pas sans risque pour l’entreprise. Et ce d’autant plus
en cas d’embauche d’un·e secrétaire ou d’un·e assistant·e
administrative, une fonction sur laquelle un·e dirigeant·e doit pouvoir
s’appuyer en toute confiance. L’objectif est
d’éviter un mauvais recrutement
(profil non adapté, compétences insuffisantes, relationnel difficile,
rupture du contrat pendant la période d’essai etc.) et de limiter
les coûts associés, qui peuvent alors être très élevés.
Pour maîtriser votre projet d’embauche, voici quelques clés à mobiliser,
de façon éventuellement cumulée :
-
La définition précise de vos besoins, sur le court et le moyen
terme : avez-vous besoin d’être épaulé·e de façon permanente, toute
l’année ? Ou à certaines périodes seulement, par
exemple lors de pics d’activité conjoncturels ou saisonniers ? Le
cas échéant,
le recrutement en CDD ou le recours à l’intérim peuvent être judicieux, en vous permettant de maîtriser vos charges.
-
L’identification du niveau de compétences que vous attendez de
votre secrétaire ou assistant·e administratif·ve
: intégrer une recrue réclame toujours un certain investissement en
temps, pour l’aider à prendre son poste en main de façon
performante. Mais tout dépend de son niveau de compétences et de vos
priorités : cherchez-vous un profil expérimenté, opérationnel et
autonome rapidement, ou préférez-vous prendre le temps de former
vous-même, à vos méthodes, un·e assistant·e moins qualifié·e (le cas
échéant en optant éventuellement pour un recrutement en alternance,
avantageux à de nombreux égards ?) ?
-
La préparation minutieuse de votre processus de recrutement,
pour attirer suffisamment de candidat·es et ne pas faire
d’erreur de casting
: rédaction de votre annonce, diffusion, réception et tri des CV,
conduite des entretiens d’embauche… Ce processus parfois long est
pourtant décisif pour la qualité de votre recrutement. Si vous ne
disposez pas assez de temps ou d’expérience e la matière,
l’externalisation est une solution souvent plus économique, et un
gage de retour sur investissement.
> À lire aussi : Processus de recrutement : 7 étapes à suivre pour
mieux recruter !
Au 1 er semestre 2023,
le secrétariat et l’assistance administrative sont en 9
ème position des métiers les plus demandés par les entreprises sur
le marché du travail (1) ! C’est dire la concurrence qui y règne et les efforts
à déployer pour faire la différence auprès des candidat·es.
> À lire aussi :
Recruter en TPE et PME (ép.1) : comment valoriser vos atouts
pour attirer les talents ?
Que vous recrutiez en
CDI ou en CDD, en intérim ou
en alternance, nous vous accompagnons dans votre projet de recrutement, à toutes
les étapes que vous souhaitez : définition de votre besoin,
établissement du profil de poste, rédaction et diffusion de vos
annonces, réception et évaluation des candidatures, jusqu’à
l’intégration et la formation de la recrue embauchée ! Ne perdez pas
de temps et appuyez sur notre expertise RH !
(1) Adecco Analytics, Répartition des offres d’emploi par
sous-domaines de métiers, de janvier 2033 à juillet 2023.