Votre mission
Outre les missions de secrétariat assistanat, la secrétaire de direction assiste le directeur dans l’administration et la gestion quotidienne de l’établissement sur les plans administratifs et logistiques.Assure l’encadrement de l’agent d’accueil.
Vos principales missions sur ce poste seront:
MISSION 1- Assurer le traitement et le suivi de dossiers Rédiger tous types de courriers, Elaborer des tableau de bord, Gérer et suivre les contrats de partenariats et/ou conventions avec les différents prestataires et / ou tutelles, Adresser les plannings des cours au Conseil Régional mensuellement,Gestion des stages étudiants en I.F.C.S en lien avec le responsable pédagogique,Classer et archiver les dossiers.
MISSION 2 - Orienter, renseigner et informer les différents interlocuteurs Effectuer l’accueil physique et téléphonique,Renseigner et orienter les interlocuteurs,Rédiger et diffuser des notes de service et / ou d’information,Réceptionner, ouvrir, enregistrer et trier le courrier,Gérer et répartir les mails de la boite générique de l’établissement,Réserver les salles.
MISSION 3 - Optimiser la gestion du temps de la Direction par ordre de prioritéGérer l’agenda et les déplacements,Gérer les demandes urgentes en cas d’absence ou de non disponibilité,Préparer et organiser les différentes réunions, évènements…,Participer aux réunions,Prendre et noter et rédiger des comptes rendus
MISSION 5 - Appui au Relai communication Participer à la mise à jour du livret d’accueil et du règlement intérieur des apprenants,Participer à l’organisation des évènements internes ou externes (réservation salle, repas, traiteur, devis, forum de l’emploi, inauguration, essayages tenues des apprenants, journée portes ouvertes, etc…).
MISSIONS COMPLÉMENTAIRESMoyens Généraux :Suivi du stock et des commandes de fournitures de bureau,Suivi des commandes de dispositifs médicaux (matériels pour salle de TP),Déploiement du développement durable.Interlocuteurs des différents prestataires, tels que société d’entretien, fournisseurs matériel médical, fourniture de bureau, la Poste, …Renforcer ponctuellement la saisie et le suivi des dossiers de mobilités internationales pour les étudiants infirmiers.
Votre profil
- Maitrise de l’environnement CRF et de l’institut de formation,- Connaissances des différents partenaires,- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)- Connaissance des logiciels : GRR, Odyssée, Winifsi, Doodle,- Posséder une aptitude à la communication écrite et orale ;- Gestion Gmail et Agenda Google,- Être capable de concevoir des supports de suivi et de gestion,- Être capable d'assurer un reporting régulier des activités et diverses problématiques auprès de la Direction ;- Être capable de concevoir des supports de suivi et de gestion ;- Être capable de gérer simultanément plusieurs activités ;- Être force de proposition ;- Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, patience, maitrise de soi et disponibilité ;- Être capable de travailler en autonomie et en équipe ;- Faire preuve de confidentialité, discrétion et discernement ;- Faire preuve d’objectivité et d’impartialité ;- Anticiper, organiser, respecter les délais, avoir le sens des priorités.
A propos de nous
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Nos équipes sont présentes sur tout le territoire, avec plus de 900 agences. Quel que soit le contrat que vous cherchez : CDI, CDD, Intérim, CDI Intérimaire, CDI Apprenant ou alternance, nos experts travaillent chaque jour, pour vous guider vers ce qui vous correspond. Dès maintenant, devenez acteur de votre vie !
Merci de postuler uniquement si vous êtes en mesure de vous présenter sur le lieu de travail à la date et à l'heure prévues, et si vous possédez, le cas échéant, un titre de séjour valide pour la durée de la mission. A défaut, votre candidature ne pourra pas être prise en considération. Merci par avance pour votre compréhension.