Discrétion, polyvalence, sens du contact et de l’organisation… Certaines qualités sont nécessaires pour exercer le
métier de secrétaire ou assistant·e de direction. Épauler un·e chef·fe d’entreprise est une mission à la fois
exigeante, passionnante et variée. Tenté·e ? Suivez le guide !
Secrétaire ou assistant·e de direction : un poste clé aux multiples
responsabilités
Le ou la secrétaire/assistant.e de direction est une profession indispensable au bon fonctionnement
d’une entreprise, grande comme petite. Poste stratégique dans son organigramme, il garantit la
transmission de toutes les communications internes et externes avec la direction.
En tant que bras droit de votre chef·fe, votre mission est de lui faire gagner du temps afin qu’il
ou elle puisse se consacrer pleinement à la gestion de l’entreprise et de ses équipes. Votre rôle est majeur et
polyvalent. Vos missions consistent notamment à :
- Gérer les appels, l’agenda et les mails de la direction (demandes de rendez-vous, réunions, séminaires…) ;
- Accueillir les visiteurs de la direction ;
- Rédiger, transmettre et réceptionner des courriers et autres documents importants, souvent confidentiels ;
- Organiser et préparer les déplacements professionnels et les repas d’affaires ;
- Assurer le suivi de certains dossiers avec les clients, les fournisseurs et le personnel.
Un poste, plusieurs appellations
Le poste de secrétaire ou d’assistant·e de direction est aussi connu sous différentes appellations. Parmi les
plus courantes :
- Attaché·e de direction,
- Assistant·e d’unité opérationnel·le,
- Assistant·e de manager,
- Office manager.
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Diplômes, formations : comment devenir secrétaire ou assitant·e de direction ?
Vous l’avez compris, il s’agit d’un poste à responsabilités qui nécessite une formation adaptée et une connaissance
des outils de gestion administrative. Cette fonction est généralement accessible à partir d’un BEP
Métiers du secrétariat, d’un bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs
activités ou d’un bac STMG (Sciences et technologies du management et de la
gestion), éventuellement complétés des formations suivantes :
La « boîte à outils » d’un·e secrétaire ou assistant·e de direction performant·e
!
De solides compétences relationnelles et organisationnelles
Le métier d'assistant·e de direction nécessite des « soft skills » spécifiques : ici, on parle des compétences
personnelles, relationnelles et émotionnelles de chacun·e, qui feront aussi la différence au moment de l’entretien
d’embauche. Car, en effet, il n’y a pas que le diplôme ou les connaissances techniques qui comptent dans ce métier,
loin de là !
En tant que secrétaire de direction, vous êtes notamment doté·ee d’un grand sens de la rigueur et de l’organisation.
Votre relationnel est excellent et vous savez vous montrer diplomate lorsque cela est nécessaire. Disponible et à
l’écoute, vous êtes aussi autonome et savez faire preuve d’initiative, tout en gardant la tête froide dans les
moments de stress.
Il est également très important de savoir faire preuve de discrétion, car vous serez régulièrement destinataire
d’informations sensibles concernant l’entreprise et son activité. Confidences et autres bruits de couloirs sont donc
à bannir : votre chef·fe doit pouvoir vous faire confiance en toute situation !
> À lire aussi : Tests en entretien d’embauche : comment vous préparer ?
Une bonne maîtrise de la bureautique, de la classification et de l’expression
Le savoir-être est une chose, mais pour mener à bien vos missions, vous devrez toutefois maîtriser certains outils et
présenter plusieurs compétences techniques, à savoir :
- Gérer les nouvelles technologies et les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, présentation…) ;
- Avoir l’esprit de synthèse et présenter de bonnes capacités d’expression (à l’oral et à l’écrit) ;
- Savoir créer et mettre à jour un dossier, une base de données ;
- Maîtriser les méthodes de classification et d’archivage des documents.
Bon à savoir : Le fait de maîtriser une ou plusieurs langues étrangères (l’anglais, notamment) est
parfois recherché par certaines entreprises.
Débouchés : un métier porteur ?
Pour les personnes en recherche d’emploi, le métier de secrétaire ou assistant·e de direction constitue un secteur
très porteur où les débouchés sont nombreux. Dans toutes les régions de France, des entreprises du secteur privé ou
public, mais aussi des collectivités territoriales et des associations recherchent des profils de secrétaires de
direction H/F qualifié·es.
Si vous souhaitez évoluer dans votre carrière, votre diplôme de secrétariat de direction vous permet de vous
spécialiser dans de nombreux domaines, par exemple :
- Administratif,
- Juridique,
- Ressources humaines,
- Médical,
- Comptabilité,
- Gestion d’entreprise…
Avec l’expérience et l’appui de formations complémentaires, vous pourrez orienter votre carrière vers des postes de
formateur ou formatrice, de chargé·e de communication, de responsable de service commercial ou encore de chargé·e de
production… voire devenir chef·fe d’entreprise vous-même ! Parce qu’à travers ce type de métier, vous avez la
possibilité de découvrir de l’intérieur, au cœur de leurs stratégies, de nombreux univers d’activité pour mieux vous
y projeter : médical, commercial, industriel, administratif, services etc.
> À lire aussi : Bilan de compétences et conseil en évolution professionnelle : 2
outils pour propulser votre vie active
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* Bachelor Universitaire technologique.